Σε περιόδους, όπου η οικονομία μίας χώρας βρίσκεται σε ύφεση, με άμεση επίδραση στις πωλήσεις των επιχειρήσεων, λόγω μείωσης της κατανάλωσης, η προσεκτική διαχείριση των εξόδων γίνεται ζωτικής σημασίας για την βιωσιμότητα μιας επιχείρησης. Κατά την διάρκεια των προσοδοφόρων ετών, η προσοχή της διοίκησης συγκεντρώνεται κυρίως στην αύξηση των πωλήσεων και του μεριδίου της αγοράς. Επιπλέον άτομα προστίθενται για να υποστηρίξουν αυτήν την αύξηση των πωλήσεων χωρίς την απαραίτητη προσοχή, που πρέπει να δοθεί στην βελτιστοποίηση και τον περιορισμό του κόστους. Όταν τελικά η προσοχή της διεύθυνσης επικεντρώνεται στην μείωση των εξόδων στις δύσκολες εποχές, συνήθως κέρδη της τάξεως του 15% και παραπάνω είναι δυνατόν να επιτευχθούν.

Ένα πρώτο στάδιο στην μείωση του κόστους είναι η τοποθέτηση στόχων, οι οποίοι οδηγούν τις προσπάθειες που γίνονται σε υποσχόμενες περιοχές εξοικονομήσεων. Ένα καλό σημείο εκκίνησης στην τοποθέτηση φιλόδοξων αλλά ρεαλιστικών στόχων είναι να έχεις σημεία αναφοράς- βάσης στην δομή κόστους όλου του οργανισμού. Το κόστος κάθε τμήματος και κάθε επιχειρηματικής διαδικασίας συγκρίνεται με τα κόστη παρόμοιων επιχειρήσεων, που είναι ενεργές στον ίδιο τομέα βιομηχανίας, και έχουν περίπου το ίδιο μέγεθος. Αυτή η σύγκριση ξεκάθαρα υποδεικνύει ποιες περιοχές κόστους της επιχείρησης σας είναι καλές και ποια τμήματα χρειάζονται βελτίωση.

Αν και απλό στην θεωρία, το benchmarking δεν είναι τόσο εύκολο όσο ακούγεται. Το να βρεις κατάλληλα δεδομένα συγκρίσιμων εταιρειών είναι χρονοβόρο και συνεπώς δαπανηρό. Μετά από ώρες αναζήτησης, συνήθως οι επιχειρήσεις συμβιβάζονται με δεδομένα, τα οποία δεν είναι τα συγκεκριμένα της βιομηχανίας που ανήκει η επιχείρηση, ή της χώρας ή του μεγέθους. Μία άλλη προσέγγιση είναι να μοιραστείς πληροφορίες της δικής σου εταιρείας με εταιρείες του ανταγωνισμού, αλλά με τον τρόπο αυτόν βάζεις σε ρίσκο την ανταγωνιστική σου θέση. Μια λύση χωρίς ρίσκο είναι η συνεργασία με εξειδικευμένες εταιρείες μείωση κόστους που συνεργάζονται με πελάτες από τους διάφορους οικονομικούς κλάδους. Μέσω των πολλών έργων και την συνεχή έρευνα αγοράς έχουν αποκτήσει βαθιές γνώσεις στις καλύτερες πρακτικές και τιμές της αγοράς και μπορούν να βοηθήσουν τους πελάτες τους να μειώνουν τα έξοδα τους σε ανταγωνιστικά επίπεδα σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα.